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维持专业形象 撰写E-mail时注意千万别犯这些错
送交者: 嗷嗷怪叫猫[♀★★☆喵喵☆★★♀] 于 2017-03-17 13:13 已读 905 次  

电子邮件的迅速与便捷深得商务人士的喜爱,许多人每天都会发送、接收数以百计的邮件,但也因为这样的便利,大家便开始轻忽,容易在写E-mail时犯各式各样的错误。知名企业SnappConner PR的创办人与CEO,Cheryl Snapp Conner表示,这些错误有可能冒犯对方、损害到你个人或公司的形象、搞砸订单甚至替你的职涯画下休止符!

顾客服务专家Nancy Friedman,整理出了他们研究发现商务人士撰写电子邮件时常犯的5个错误。如果你也希望事业更顺心、收件人对你留下好印象,别错过这篇文章。

1.文法与拼字错误

我们难免都偶尔会犯一些错误,特别是在忙得分身乏术、加班到深夜无法回不了家……等状况下,脑袋也许不是那么的灵光。(贴心小提醒:在深夜的时候发送电子邮件,可能会给对方造成困扰喔!)

不管再忙再累,最好都记得要在发送电子邮件之前校对一下排版、拼字和文法等是否有出错?文法正确、格式正确的邮件会减轻收件者阅读的负担,比起错字连篇的内容,也更容易对你留下好印象。

2.标题错误

每个人都有这样的经验:当我们要回覆对方的信件时,往往会按下“回覆”就开始劈哩啪啦的打字了,所以新邮件的主题就会变成“Re:上一封信件标题”。

如果你是针对上一封邮件的问题做回应,这样是可行的;但是有时候我们都已经在讨论其他的话题或事件了,对方却忘记改标题,不但可能让人觉得牛头不对马嘴,还可能因此漏看重要的讯息!因此下次写信之前,针对信件的内容更改一下标题吧!

3.落落长的文字

对于快捷、便利的电子邮件来说,过多的内容其实是有失礼数的!以使用者经验来说,最好应该让收件者打开邮件之后,不需要滚动滑鼠就可以在萤幕上看到你的签名档。

如果真的没办法避免,至少要在标题注记一下(例如:信件内容长,烦请耐心阅读…….等),让对方在打开邮件有个心理准备,或者善用附件功能,把你要传达的资讯放在附件的档案之中。

4.没有即时回应

如果你没有空即时回覆,或者是你们讨论的事项已经告一段落,仍然可以简短地回一封信,告诉对方你已经收到邮件了!这是一种礼貌并且贴心的举动,让对方知道你有收到信。

5.一次回覆所有人

电子邮件的群组并不是聊天室,因此也应该避免让对方有这种感觉。让他人收到与自己不相干的内容,只会觉得你处事随便,或者索性把你当作讨厌的广告商、诈骗集团,一怒之下把你从联络人当中删除。

除此之外,如果你要寄信给群组,记得把每个收件者的资料编辑好,避免透漏清单中的个人资讯和电子邮件位址等─这个错误即使是大公司也常常会犯!事实上,为了保护收件人隐私,我们每个人都应该要极力避免,以免泄漏了收件人不想透露的个人资讯。

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